Le tri numérique: mode d’emploi pour un ordinateur bien rangé!

Avec le télétravail, les échanges de mails s’intensifient, une consommation numérique qui est peu écologique… “Viny Trouve tout”, home organiser spécialisée en informatique, nous donne le mode d’emploi pour s’initier au tri numérique!

Nous sommes nombreux à passer des heures devant notre ordinateur en cette période de confinement et à crouler sous les mails… Alors que le ciel paraît un peu plus bleu avec moins de voitures, d’avions et des usines à l’arrêt, une autre pollution menace notre environnement: celle liée à nos pratiques numériques. Certes, elle pollue notre cerveau et notre temps, mais elle est aussi responsable de 4% des émissions de gaz à effet de serre, un chiffre qui devrait doubler avec le confinement.

Pourquoi trier ses mails?

Le tri de la boîte mail est certainement le volet le plus important du tri numérique. D’une part parce qu’il s’agit d’un outil de travail et qu’on peut y perdre beaucoup de temps. D’autre part, parce qu’une boîte de messagerie pollue l’environnement! Si vos mails peuvent être stockés dans votre messagerie, c’est parce que l’hébergeur fait tourner d’énormes serveurs qui fonctionnent non-stop et qui consomment beaucoup d’énergie.

• Un mail émet en moyenne 10 grammes de CO2, soit l’équivalent d’une heure de consommation d’une ampoule de basse consommation.
• Un mail avec des pièces jointes, comme des documents, des photos ou des signatures graphiques émet en moyenne jusqu’à 19 grammes de CO2.
• En 2018, 281 milliards de mails ont été envoyés dans le monde chaque jour.
• Un internaute n’ouvre en moyenne que 10 à 20% de ses mails sans pour autant jeter les autres.

Source: ADEME et ernegieguide.be

1. Commencez par trier la boîte mail

“Beaucoup de personnes utilisent la boîte mail comme un espace de stockage de documents. Or, ce n’est pas un outil prévu pour une telle utilisation. Les boîtes mails finissent par déborder, nous épuisent rien que de les voir et pour couronner le tout, on n’y retrouve plus rien, ce qui nous fait perdre du temps”, explique Viny Trouve tout.

• Commencez par identifier les mails que vous ne voulez plus recevoir. Tapez ensuite le nom de l’expéditeur dans la barre de recherche de votre boîte mail. Vous pouvez ainsi cocher tous les mails en même temps pour les supprimer en un clic!
• Avant de les supprimer, pour chaque newsletter, trouvez en bas de la page la toute petite phrase “vous désinscrire ici”. N’ayez pas peur de perdre l’info! Il sera toujours possible de la retrouver le jour où vous en aurez besoin.
• Supprimez tous les mails non lus, les brouillons, les spams, les “courriers indésirables”, les promotions, les notifications des réseaux sociaux des sites d’achats en ligne, etc.
• Vous pouvez changer les paramètres de notifications pour les sites sur lesquels vous avez un compte afin de ne plus recevoir leurs mails (LinkedIn, Facebook, Instagram, eBay, Amazon, etc.).

2. Prenez l’habitude de traiter vos mails directement

Une fois le tri effectué dans sa boîte mail, il s’agit “d’adopter une bonne hygiène numérique”, comme le dit Viny Trouve tout. “On peut appliquer la règle des 4D (Delete, Do, Differ, Delegate) qui encourage à prendre une décision pour chaque mail: soit on le supprime, soit on le traite, soit on diffère son traitement à un autre moment, soit on le délègue. Mais dans tous les cas, la règle d’or consiste à ne jamais laisser un mail non traité!”

• Comme pour le courrier, ouvrez tous vos mails!
• Commencez par supprimer directement les mails inutiles.
• Si un mail nécessite une action rapidement réalisable, faites-le tout de suite! Sinon, classez-le dans les tâches à faire.
• L’idéal: prévoyez une plage horaire quotidienne ou hebdomadaire pour le traitement vos mails.
• Une fois le mail traité, supprimez-le ou archivez-le si vous pensez qu’il contient une information nécessaire.
• Gardez les infos, pas les mails! Téléchargez les documents en pièce-jointe que vous devez garder (une mise à jour d’un contrat d’assurance par exemple), enregistrez-les sur votre ordinateur et supprimez le mail.
• Adoptez une arborescence la plus simple possible pour les différentes catégories de classement de votre boîte mail.
• Évitez de mettre trop de personnes en copie de vos mails: moins vous en avez, moins vous aurez de réponses et donc de mails à traiter!

Pourquoi trier son ordinateur?

Pour Viny Trouve tout, l’organisation numérique est le parent pauvre du rangement. “On a tendance à penser que l’espace de stockage numérique est illimité. Non seulement c’est faux, mais cela entretient de mauvaises habitudes, comme celle de tout garder et de ne pas prendre la décision de jeter certains fichiers. Au final cela crée du bazar virtuel. Si on ne souhaite pas avoir une armoire remplie de vieux documents dont on ne sait que faire, pourquoi ne pas s’imposer la même discipline avec les fichiers sur son ordinateur, pour garder quelque chose d’ordonné et de structuré”. Avoir un ordinateur bien ordonné comporte plusieurs avantages:

• Retrouver facilement et rapidement une information quand on en a besoin
• Éviter d’alourdir les performances de l’ordinateur avec un stockage toujours à la limite de la saturation
• Faciliter le back-up le jour où il faut transférer tous les dossiers vers un autre ordinateur
• Faciliter le classement des fichiers

1. Désencombrez le dossier de téléchargements et le desktop

“Beaucoup de personnes sauvegardent leurs fichiers et dossiers sur le bureau de l’ordinateur en pensant les rendre plus visibles et accessibles. Mais si on n’entretient pas cet espace, il devient aussi chaotique qu’une armoire fourre-tout. Et on finit par se sentir submergé. Il faut instaurer des automatismes, comme directement sauvegarder un fichier dans un dossier intégré dans une arborescence réfléchie”, explique Viny Trouve tout. Après les mails, le dossier de téléchargements et le “desktop” (le bureau de l’ordinateur) sont les espaces les plus encombrés sur un ordinateur.

• Prenez l’habitude de supprimer régulièrement tous les fichiers temporaires dont le délai d’utilisation est dépassé.
• Lorsque vous téléchargez un fichier, enregistrez-le directement au bon endroit dans l’arborescence simplifiée de votre ordinateur.

2. Choisissez une arborescence simplifiée

Pour les documents qu’on stocke sur son ordinateur, Viny Trouve tout conseille d’adopter l’arborescence la plus simple possible.

• Nommez quelques grands dossiers avec un mot le plus simple et parlant possible: “DOCUMENTS, PHOTOS, MUSIQUE, etc.”
• Bien évidemment, adaptez les dossiers en fonction de vos activités.
• Évitez de créer de nombreux sous-niveaux dans les dossiers, quelques-uns suffisent comme “FACTURES”, “CONTRATS” pour les sous-dossiers dans le dossier “DOCUMENTS”.

3. Stocker correctement les photos

• Stockez vos photos sur un disque dur externe plutôt qu’en ligne (iCloud, Photos Google, etc.), des stockages qui sont très énergivores.
• Adoptez le classement le plus simple et universel qui soit: par année.
• Vous pouvez ensuite créer des sous-dossiers en fonction des événements, des lieux, des mois, etc. Par exemple un dossier “2020”, dans lequel se trouvera un dossier “2020_04” pour le mois d’avril ou un dossier “2020_NOËL”, etc.
• Sélectionnez les photos avant de les stocker (les plus belles, les plus touchantes, etc.).
• Supprimez les doublons pris en mode “rafale”, les photos de monuments, de paysages, les photos où vous ne vous aimez pas, les photos de dégâts des eaux qui sont clôturés, etc.
• Une fois par mois, exportez toutes vos photos de votre téléphone vers votre ordinateur puis vers votre disque dur externe.

7 règles d’or pour garder un ordinateur bien rangé

1. Traiter ses mails et ses documents directement
2. Adopter une arborescence adaptée à ses besoins avec des noms simples
3. Nettoyer régulièrement son “desktop” et son dossier de téléchargements
4. Enregistrer les pages web dans ses favoris plutôt que de s’envoyer des mails avec des liens d’articles
5. Classer les fichiers au fur et à mesure
6. Se tenir à la même convention de nommage pour tous les fichiers
7. Supprimer les différentes versions d’un même document et les doublons.

Que penser du paperless?

Le “paperless” consiste à numériser tous les documents pour en conserver une version numérique au lieu qu’ils prennent de la place en format papier. Cette méthode peut paraître séduisante pour les minimalistes et les adeptes des nouvelles technologies, pour autant qu’on en fasse un bon usage et qu’on ne tombe pas dans certains pièges. “Le problème avec ce genre de démarche, c’est qu’on a tendance à vouloir tout numériser sans discernement. Il faut appliquer au paperless les mêmes méthodes qu’au cycle du papier: traiter les documents tout de suite, les supprimer lorsqu’ils n’ont plus d’utilité, archiver ce qui doit être conservé, trier régulièrement ceux dont le délai de conservation est dépassé, etc.”, explique Viny Trouve tout. Voici d’autres inconvénients du “paperless”:

• Numériser prend du temps.
• Stocker des versions numériques en ligne sur des “clouds” est très énergivore.
• Les documents sont moins sécurisés et sont exposés au risque d’être “hackés”.
• La gestion des “clouds” peut s’avérer compliquée techniquement si on n’y est pas familier.
• Certains documents doivent être conservés dans leur format papier.

Plus d’infos 

Mail: info@vinytrouvetout.be
Facebook: Viny Trouve tout

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