Home detox: bien gérer ses papiers en 4 étapes

Ils nous pompent de l’énergie, nous découragent et prennent tellement de place: les papiers polluent nos intérieurs! Voici quelques conseils d’une home organiser spécialisée dans l’organisation administrative pour ne plus se laisser déborder. Sophie Bascour de “So-organised” nous explique comment gérer ses papiers en 4 étapes.

Sophie Bascour, home organiser et coach de vie, aide les particuliers comme les professionnels à venir à bout de leurs piles de papiers, mais surtout à mettre en place un système de classement efficace pour devenir autonome dans la gestion de leur paperasse. Elle nous livre quelques conseils.

1. Trier: quels papiers jeter?

La première étape est de trier pour différencier les papiers qui doivent être conservés de ceux qui peuvent être jetés sans regrets. Bien sûr, il y a aussi ceux que vous souhaitez garder bien qu’ils n’ont plus aucune utilité: il peut s’agir de souvenirs, de lettes, de documents liés à des formations… Dans tous les cas, essayez d’élaguer un maximum dans ce qui n’est pas indispensable.

4 exemples de papiers que vous pouvez jeter

1. Les modes d’emploi des appareils qu’on retrouve désormais sur Internet
2. Les contrats de garantie expirés
3. Les cartes de vœux qui ne suscitent aucune émotion
4. Les factures d’électricité de plus de 5 ans
5. Les fiches de paie: la fiche récapitulative annuelle des rémunérations qui vous sert à remplir la déclaration fiscale suffit (fiche 281.10)!

Bien évidemment la liste des papiers à jeter varie en fonction des personnalités: certains garderont précieusement leurs agendas et carnets de notes tandis que d’autres estiment que ces supports transitoires ont rempli leur fonction. Gardez simplement à l’esprit que le papier pompe beaucoup d’énergie et qu’on a tendance à surestimer sa valeur!

2. Quels papiers faut-il absolument garder?

• Acte de naissance
• Carnet de santé
• Contrat de mariage
• Diplômes
• Jugement de divorce
• Permis de séjour
• Testaments
• Documents relatifs à la succession
• Héritage
• Actes notariés d’achat, de vente, de session
• Contrats d’achats immobiliers
• Contrats d’assurance-vie
• Extraits de compte (10 ans pour les indépendants, 5 ans pour les particuliers)
• etc.

Retrouvez les délais légaux de conservation des documents les plus importants dans ce document.

3. Rassemblez les documents en catégories

Une fois que vous avez trié tous vos papiers, séparez-les en différentes catégories:

• Personnel: acte de naissance, carnet de vaccination, diplômes, etc.
• Santé: assurance, mutuelle, vignette résultats d’analyses médicales, etc.
• Factures: téléphone, Internet, électricité, etc.
• Habitation: assurance, crédit, bail, actes notariés, etc. (séparer les biens)
• Impôts: cadastre, personne physique, etc.
• Voiture: assurance, contrôle technique, crédit, réparation, documents carte grise, etc.
• Banques: investissements, assurances financières, etc.
• Loisirs: voyages, activités sportives, etc.

4. Rangez les documents

• Sophie Bascour recommande de faire un classement par personne pour tous les documents personnels, la santé et la scolarité des enfants.
• Tout ce qui est relatif à l’habitation génère beaucoup de documents et doit être regroupé (en veillant toutefois à bien séparer les différents biens).
• Les documents qui doivent être conservés mais qui ne sont pas utiles au quotidien doivent être archivés par ordre chronologique dans des boîtes bien étiquetées indiquant l’année. C’est particulièrement important pour les indépendants!
• Certains documents peuvent être téléchargés et conservés sur l’ordinateur: factures et extraits de compte.
• Pensez toujours à mettre une page de garde dans les classeurs pour indiquer son contenu.
• Si vous utilisez des porte-revues, utilisez des fardes A3 pour séparer les différentes rubriques.
• Il n’existe pas de catégorie “divers”! Donnez toujours un titre clair à votre catégorie de classement pour éviter les feuilles volantes qui se retrouvent orphelines.
• Pour Sophie Bascour, les dossiers suspendus s’avèrent surtout utiles pour les indépendants. Son fonctionnement par ordre alphabétique se prête particulièrement bien au classement des clients.

5. Prendre de bonnes habitudes

• Ouvrez votre courrier tout de suite.
• Jetez directement la publicité.
• Traitez tout de suite ce qui nécessite moins de deux minutes.
• Pour les documents qui nécessitent plus de temps, triez-les dans un trieur ou dans un bac à courrier (à traiter, à classer, en cours).
• Bloquez une fois par semaine un créneau pour traiter ces papiers et les classer (objectif: vider le bac à courrier!).
• Initiez les enfants en classant avec eux les papiers qui les concernent.
• Étiquetez toujours bien les classeurs, les fardes, les pochettes pour que tout le monde à la maison s’y retrouve.
• Jetez une fois par an tous les papiers dont le délai de conservation est dépassé.
• N’achetez aucun meuble ou accessoires de rangement avant d’avoir fait le tri!

Plus d’infos: So-organised.be (mail: info@so-organised.be)

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